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緊急事態宣言が解除となりましたが、気を緩めずに皆で終息を目指して予防に努めましょう。
厚生労働省が公表しました「新しい生活様式」にあります、「働き方の新しいスタイル」には、

• ・テレワークやローテーション勤務
• ・時差通勤でゆったりと
• ・オフィスはひろびろと
• ・会議はオンライン
• ・名刺交換はオンライン
• ・対面での打ち合わせは換気とマスク



上記のように実践例が記載されています。医療現場で頑張られている方達にに感謝して、まずは可能なものから始められてはいかがでしょうか。
今月のメルマガは、テレワークについてご紹介いたします。


・テレワークを簡単かつセキュアに行うには？
・テレワークで困る書類と押印、どうすれば？
・テレワーク時代の情報漏洩対策は「りすくモニター」

テレワークを行うといっても手段も様々、悩まれた会社様も多いのではないでしょうか。
これまで当たり前に出勤して、社内のコンピューターから社内LANを通してファイルサーバーなどの共有領域を利用、そして社内にあるプリンターや複合機、FAXを利用していましたが、いざ自宅でテレワークとなると、これまでの当たり前が途端に難しくなります。さらに当たり前のミーティングや会議、内線などのコミュニケーションも手段が必要になりますね。

…でも難しく考えないでください。取り急ぎテレワークを行うにはこれらを解決できれば始められます。
ミーティングや会議などのコミュニケーションは先月のメルマガでも各種ご紹介いたしました。ZoomやWebex、Teamsがメジャーなようですが、使い勝手や取引先様がお使いのものなどで検討すればよろしいかと思います。どれもよくできておりますので使い始めたらすぐに慣れるでしょう。
コンピューターと社内のファイルサーバーなどのファイルの共有についての方法は環境次第で様々になりますが、共有フォルダやファイルサーバーをご利用でないのであれば、それこそメールで済むのかもしれません。ファイルやフォルダを共有しているのであれば、社内LANに外からアクセスする必要がありますし、社外のパソコンからのアクセスやダウンロードについてもセキュリティのリスクが発生します。
ノートパソコンであれば持ち出しも可能ですが、情報漏洩において心配な面も多々出てきます。そこで、社内のコンピューターに安全にアクセスでき、操作が可能になればどうでしょうか。家庭など社外の環境にあるパソコンから社内で利用しているパソコンをリモート操作できれば、実操作は社内と変わりませんし、ダウンロードも制限できればセキュアなのではないでしょうか。
そんなリモート操作を可能にする「シン・テレワークシステム」をご紹介いたします。 こちらは、在宅勤務を必要とする現在の状況を踏まえて、NTT東日本とIPA(情報処理推進機構)が緊急構築してくれたシステムです。申し込みや契約は一切不要、無償で簡単にすぐ利用できるすぐれもののシステムです。

NTT 東日本 - IPA 「シン・テレワークシステム」

現在のネットワークや環境において、ほとんどが面倒な設定が不要で利用可能、超高速・低遅延・高性能・安定・セキュアなすばらしいシステムです。
インストールも上記のリンクからインストーラーをダウンロード、インストール中にリモート操作を「する側」「される側」を指定、特に企業利用においては「共有機能無効版」を選択すれば、クリップボードやドライブの共有、ファイルの転送、リモート操作や印刷の機能を無効にできますので、セキュリティ面でも安心です。
かんたんな設定と接続を済ませてしまえば、あとはリモートワークを行うパソコンの画面には会社のパソコンが表示され操作できますし、あくまで実際に動いているのは会社のパソコンですので、会社のパソコンにしかインストールされていないソフトや業務システムも問題なく利用できます。また、リモートする側の環境がマルチモニターであれば、それに対応して表示されますので、会社より快適な環境で仕事がはかどる方もいらっしゃるかもしれません。

これでひとまず自宅からのテレワーク環境が整いますし、セキュアで安定しており全くコストもかかりません。近い未来はオフィスという概念がなくなるのかもしれませんね。
※導入は社内の管理者に確認してからにしましょう

テレワーク環境ですでに仕事をされている方も、そうでなく検討されている方も、この令和の時代になってもいまだに紙の書類で悩まされているかもしれません(私自身もそうですが）。既存の社内フローが確立していればなおさら、変えることが難しく感じられるでしょう。その場合においてのハードルの一つが「押印」です。日本の文化です。オフィスでのコンピューターが普及し始めた際には、容易にきれいなドキュメントが作成できるようになったため、無駄に紙の書面が増えたなんてかたもいらっしゃるかと思います。そして様々な申請や稟議、報告がコンピューターで作成されて、入力して印刷して押印して…、もう、何をしているんでしょうか(もうそんなところは少ないかと思いますが）。

それでもこの緊急事態に会社のフローを変えるとなると、さらにやりなくなくなったりもするでしょう。ひとまずテレワークを進めるとして、この文書類をどうにかしましょう、それも最小手間で。
すでに各ドキュメント類の原本があれば、それを基となるひな形として配布、各自で入力してPDFで保存としましょう。そして押印ですが、2つの方法をご紹介します。

1.電子印鑑を利用する
シヤチハタのパソコン決済Cloudは、1印鑑あたり100円/月で手軽に利用可能です。現在使っている印鑑をそのまま電子化できますので、違和感なく移行できるでしょう。またスマートフォンなどのモバイル端末でも捺印可能、履歴も確認できますので安心ですね。
メールで回覧するなどで複数人での承認も問題ございません。スムーズに電子化へ移行できるでしょう。
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2.印鑑画像を作って使う
Adobe社のPhotoshopや、MicrosoftOfficeの画像機能で印鑑画像を作成してみましょう。Photoshopが使える方は説明の必要はございません(と勝手に思っております)ので割愛します。Officeがインストールされているパソコンをご利用の方は、そちらを利用して印鑑画像を作成してみましょう。まずは紙に捺印してスキャン、画像にしてみます。複合機などのご利用でA4など大きなサイズのPDFになった場合は開いて、Windows標準のSnippingToolで印鑑部分を切り取りましょう。
Wordを開いて、印鑑画像を「挿入」→「画像」からシートに取り込みます。画像をダブルクリックしますと画面上部に図ツールが表示されますので、左側「背景の削除」をクリックして、「削除する領域としてマーク」をクリック、透明にしたい背景をピンク色となるようにクリックして指定します。「変更を保持」をクリックして確定します。そして印鑑画像を右クリックして「図として保存」をクリック、ファイルの種類をPNG形式(*.png)を選択することで、背景が透明で重ねても大丈夫な印鑑画像が作成されます。
使う際にはWordでもExcelでも「挿入」→「画像」から印鑑画像を選択して挿入しましょう。

PDFに印鑑を押すには、Adobe社のAcrobatoProが必要になります。AcrobatoProの画面で「注釈」からスタンプのアイコンで「カスタムスタンプ」→「カスタムスタンプを作成」で先ほどの印鑑画像を登録すれば、次回からスタンプアイコンから選択してPDFの好きな場所に印鑑画像を押印できます。

いざテレワークとなった際の紙媒体の扱いで困ると思われる押印について、今回は2つの方法をご紹介しました。
「働き方の新しいスタイル」といえど、初めてのことが細かに発生するのではと思います。
ウェブやコンピューターのことでお困りごとがございましたら、ぜひお声がけください。